Eine veränderliche Produktion erfordert eine einfache und schnelle Erfassung der zur Simulation benötigten Parameter. Eine papierbasierte Erfassung ist aufgrund der großen Datenmenge für komplexere Produktionslinien und der ständigen Veränderungen des Umfelds nicht effizient durchführbar. Um weitere Nachteile herkömmlicher Datenerfassungs-methoden wie hohe Redundanz, hoher manueller Aufwand und die sich daraus ergebenden Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden die sog. Online-Indexblätter im EPOS-Projekt realisiert. 

Die zentralen Objekte der Online-Indexblätter sind die Arbeitsstationen. Für jede Arbeitsstation exisitert ein Indexblatt, das in vier Abschnitte (Maintenance, Manufacturing, Engineering und Staffing) eingeteilt ist. Für jeden dieser Abschnitte lassen sich vom Administrator einer Produktionslinie mehrere Verantwortliche und deren Vertreter für diese Arbeitsstation eintragen. Die Arbeitsstationen selbst werden innerhalb der Unternehmens-struktur verwaltet, so dass sich Indexblätter für alle Arbeitss-tationen selbst großer Unternehmen leicht und verteilt organisieren lassen. Im Abschnitt Maintenance werden Informationen über die Verteilung der Ausfallzeiten der Arbeitsstationen verwaltet. Weiterhin wird der durchschnittliche zeitliche Aufwand für die vorbeugende Instandhaltung erfasst. Der Abschnitt Manufacturing enthält Angaben über Pausen und persönliche Verteilzeiten. Im größten Abschnitt Engineering werden technologisch begründete Ausfallzeiten erfasst. Weiterhin wird hier die Zuordnung von Produkten und Arbeitsfolgen zur Arbeitsstation - der Arbeitsplan - vorgenommen. Zusätzlich muss die Anzahl der verfügbaren Maschinen im zeitlichen Verlauf spezifiziert werden. 

Dem Anwender der Indexblätter zeigt sich diese Applikation als eine Notes-Datenbank. Abbildung 3 zeigt eine Notes-Ansicht, in der auf der rechten Seite die einzelnen Indexblätter aufgelistet sind. Jedes Indexblatt kann per Mausklick geöffnet werden. Es werden alle Parameter der betreffenden Arbeitsstation in einem einheitlichen Format angezeigt. Der Status der Eingabe wird mit Hilfe von Piktogrammen verdeutlicht. Ein (grüner) Haken bedeutet, dass die Eingabe abgeschlossen ist. Ein (rotes) Kreuz signalisiert, dass noch nicht alle Parameter spezifiziert worden sind. Durch die Integration der Indexblätter in das Groupware-System Lotus-Notes können die umfangreichen Sicherheits-mechanismen genutzt werden, die es u.a. erlauben, Dokumente mit elektronischen Unterschriften zu versehen. Auch die Indexblatt-Anwendung nutzt diese Möglichkeit. So wird in einem festgelegten Turnus zunächst der Status aller Indexblätter einer Produktionslinie auf unbearbeitet (rotes Kreuz) gesetzt. Die jeweiligen Verantwortlichen kontrollieren nun mit Hilfe des Eingabe-Applets (siehe Abbildung 4) die Daten und setzen den Status auf complete and correct (grüner Haken). Sind alle drei Bereiche Maintenance, Manufacturing und Engineering vollständig spezifiziert worden, können die für den jeweiligen Bereich verantwortlichen Führungskräfte das Indexblatt per Knopfdruck elektronisch unterschreiben. Am Ende eines jeden Turnus werden die unterschriebenen Indexblätter per Maus-Klick vom Linien-Administrator zur Dokumentation archiviert. Da Änderungen der Parameter jederzeit möglich sind, werden die Unters chriften nach einem vollständigen Turnus sukzessive durch jede Änderung wieder zurückgenommen. 

Zur Dateneingabe wird das in Lotus-Notes integrierte Java-Applet geöffnet (s.u.). Das Applet erhält von Notes alle zur Identifikation benötigten Informationen und lädt genau die Indexblätter, die vom Administrator einer Produktionslinie dem aktuellen Anwender zugewiesen worden sind. Dabei entfällt die explizite Eingabe eines Passworts, da der Benutzer bereits durch Lotus-Notes authentifiziert worden ist. Nach der Initialisierung des Applets, kann der Anwender in einem Applikationsfenster die Parameter der ihm zugewiesenen Arbeitsstationen editieren. Das Fenster enthält auf der linken Seite eine Baumstruktur mit den Arbeitsstationen und auf der rechten Seite die Parameter sowie ein Foto der jeweiligen Arbeitsstation. Die Eingaben werden direkt per JDBC in die EPOS-Datenbank geschrieben.